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Quels avantages à faire appel à une agence d’hôtesses évènementiel ?

agence évènementiel a paris

Nous savons que les premières impressions sont importantes. Et avec les réunions d’affaires et les événements hôteliers, il est important de créer une expérience inoubliable dès l’arrivée de vos invités, avec des activités amusantes et uniques pour briser la glace. Des cadeaux de bienvenue remplis de produits locaux aux listes de lecture de musique, voici cinq façons élégantes d’accueillir les invités lors d’un événement ou d’une conférence.

Offrez du plaisir

Pour vous mettre dans l’esprit du travail d’équipe avec vos invités d’affaires avant de vous rendre dans la salle de réunion, commencez votre réunion par une séance de yoga. Ou, puisez dans les souvenirs du camp d’été avec une course de relais ou une course à obstacles l’après-midi. Ensuite, renoncez au café-bar et accueillez les invités avec un bar à jus pressé, des smoothies ou de l’eau de coco afin que les invités restent hydratés pour les séances de brainstorming, et proposez des collations préemballées comme des noix et des crudités pour un regain d’énergie facile.

Afin de maintenir les niveaux d’énergie pour une journée de réunions d’affaires, il est important d’éviter les boissons riches en sucre et en caféine. Accueillez les invités avec des collations saines et faciles à transporter, comme des bouteilles de limonade au miel et à la lavande fraîches ornées d’une note manuscrite les remerciant d’avoir assisté à votre conférence ou événement. Vous pouvez faire appel à une agence d’hôtesse évènementiel pour trouver des personnes aptes à accueillir vos invités correctement.

Personnalisez votre invitation

Plutôt que d’envoyer un e-mail de masse générique, prenez quelques secondes supplémentaires et personnalisez chaque invitation. Que vous l’envoyiez par voie électronique ou par la poste, votre invité se sentira spécial lorsqu’il recevra une invitation avec son nom ou une note personnalisée qui lui est propre.

Évitez les dates avec des conflits d’horaire évidents

Lorsque vous choisissez la date de votre événement, prenez un moment pour savoir s’il y a des fêtes culturelles ou religieuses ce jour-là. À moins que l’événement ne soit spécifiquement organisé pour un certain jour férié, il est préférable de rester à l’écart des jours importants. Votre invité pourrait se sentir mal à l’aise ou simplement mal à l’aise d’assister à un événement qui entre en conflit avec une fête culturelle ou religieuse.

Indiquez le code vestimentaire

Bien que le code vestimentaire puisse être apparent pour certains événements, il est préférable de l’indiquer dans l’invitation afin que vos invités se sentent en confiance avec ce qu’ils portent à leur arrivée. Que vous organisiez une fête d’anniversaire, un événement d’entreprise ou une fête de vacances, indiquez le code vestimentaire en fonction de votre thème, ainsi que de l’atmosphère du lieu.

Accueillir les invités pendant l’événement

Peu importe le nombre de personnes que vous attendez, faites de votre mieux pour accueillir chacun de vos invités. Ceci est particulièrement important dans un contexte commercial où votre objectif est d’établir et de construire des relations. Qu’il s’agisse d’une poignée de main rapide ou d’une brève conversation, cette reconnaissance montre à vos invités que vous êtes heureux qu’ils soient venus et les mettra à l’aise dans cet espace.