Pour éviter de perdre des données importantes, une entreprise devrait archiver tous les documents au format numérique. Pour cela, il faut passer par la saisie de données. Celle-ci est une tâche très simple à faire, mais demande beaucoup de temps. La meilleure option est de confier la tâche à un prestataire compétent.
Quelques informations sur la saisie de données
La saisie de données est une tâche facile à réaliser. Il suffit de s’équiper d’un outil informatique et d’avoir tous les logiciels nécessaires. Ce travail consiste surtout à intégrer manuellement des documents dans la mémoire d’un appareil électronique pour être exploité ou archivé. On utilise pour cela des outils de traitement de texte à savoir Microsoft Word ou Google Docs. D’autres logiciels comme Excel peuvent également être utilisés pour faire de la saisie. Il faut savoir que ce genre d’opération est utile lorsque les documents proviennent de supports physiques comme le papier ou lorsque le contenu des fichiers doit être encore modifié avant leur intégration. C’est le cas des résultats d’enquête, de formulaire ou d’un annuaire par exemple.
Pour information, le professionnel qui réalise la saisie de données travaille dans une agence ou à domicile. Depuis l’évolution de l’Internet, faire appel à un opérateur de saisie qui travaille en télétravail devient une meilleure idée.
Les compétences d’un opérateur de saisie de données
Même s’il s’agit d’un travail très simple, la saisie de données demande en général certaines compétences en fonction des documents à saisir entre autres comptables, administratifs… Pour éviter les mauvaises surprises, il vaut mieux contacter des professionnels ayant de l’expérience. Les opérateurs de saisie travaillant dans une agence sont des professionnels méthodiques et rigoureux, ayant une bonne connaissance des données à traiter. Ils peuvent maîtriser parfaitement tous les outils nécessaires pour ce travail.
Par ailleurs, l’opérateur de saisie sera rémunéré au volume de travail effectué, c’est-à-dire au nombre de mots rédigés ou au nombre de lignes de feuille de calcul remplies. L’entreprise ne donne de paiement qu’après le travail effectué et qui soit conforme au cahier de charge. Pour recevoir le salaire donc, le spécialiste devrait effectuer un travail de qualité, conforme aux consignes, respectant le deadline et ne comporte pas de fautes graves comme la duplication.
Le choix d’une agence d’externalisation de saisie de données
Lorsqu’on envisage de contacter un prestataire spécialisé en saisie de données, il faut faire le bon choix. Il existe de nombreux professionnels qui offrent leurs services sur ce genre de travail. Pour obtenir un travail de qualité, il faut sélectionner celui qui propose la meilleure offre. Il faudrait ainsi demander de nombreux devis pour faire une comparaison. Par la suite, il est indispensable de prendre en considération la localisation géographique du prestataire. Plusieurs entreprises décident de contacter un professionnel localisé dans la même région qu’elles. C’est une opération très avantageuse. Une rencontre physique serait ainsi possible pour expliquer au mieux le plan de traitement des missions.
En outre, il faut noter que ceux-ci ne sont pas suffisants. Il est nécessaire aussi d’effectuer une phase test pour déterminer les compétences du prestataire.