Technologie

Documents imprimés contre documents numériques – Les avantages de la dématérialisation

Les avantages de la dématérialisation offerts par la transformation numérique sont réels. La transformation numérique est peut-être l’enjeu le plus décisif de notre époque. Elle a eu un impact énorme sur nos vies, sur la structure même de nos sociétés, on pourrait même dire sur notre façon de penser, notre façon d’être dans le monde, tant pour le privé que pour le public.

la dématérialisation

Ce dernier concept va au-delà de la simple transformation numérique d’un document papier. En effet, un document correctement dématérialisé assume une valeur juridique et probante complète. Ce n’est que de cette manière qu’il peut remplacer complètement les anciens documents papier, qui dans ce cas peuvent être considérés (et seulement dans ce cas) comme complètement éliminés. Les différences entre la numérisation et la dématérialisation ont été discutées en détail dans ce précédent article. Dans ce post, nous voulons nous concentrer sur les règles d’une dématérialisation correcte et sur les avantages qu’un document numérique présente par rapport à ses homologues papiers. Mais tout d’abord, jetons un coup d’œil rapide à l’histoire de la numérisation dans l’administration publique italienne. La première date de notre calendrier est le 7 mars 2005.

Avantages du document numérique

Tout d’abord, le passage à la dématérialisation présente des avantages financiers. Le stockage de gros volumes de papier prend de la place, ce qui se traduit par des coûts d’exploitation et, parfois, des frais de personnel.

Ensuite, il y a l’aspect de l’efficacité lorsqu’il s’agit de trouver des informations : il n’est pas facile de localiser les documents dont on a besoin dans une montagne de papier. Imaginez la difficulté de rechercher une information spécifique dans un seul document ! Dans le monde numérique, ces problèmes n’existent plus : il est possible d’effectuer une recherche efficace, ciblée et presque instantanée. Bien sûr, cela est possible si vous avez dématérialisé vos archives de manière intelligente et efficace. Pour répondre à ces besoins, Bluemega vous propose la solution sur ce lien.

De plus, avec la technologie numérique, les risques de perte, d’usure et d’erreurs de saisie sont considérablement réduits. Ensuite, il y a l’aspect fondamental du partage de documents entiers ou de parties de documents. Dans un environnement numérique, tout est simple et immédiat. En revanche, dans un environnement analogique, le processus lui-même est lent, lourd et plein de risques (qui doivent cependant faire l’objet de la plus grande attention, même avec la dématérialisation, en investissant massivement dans la cybersécurité).

Nous ne devons pas oublier l’aspect de la transparence.

Et surtout, la possibilité d’exploiter ses propres archives documentaires à différents niveaux, ce qui était impensable auparavant. Pensez à tout ce qui peut être déclenché par une analyse minutieuse des grandes données, ou – plus encore – à ce que nous définissons aujourd’hui comme des “données intelligentes” ou des “données profondes”, et la plupart des documents et des dépôts d’archives sont pleins des deux. Il existe de nombreux autres avantages, et l’avenir, en ce sens, peut ouvrir des possibilités nouvelles et sans précédent.

Mais tout commence par le commencement : plus vous organisez vos archives numériques, plus vous le faites de manière à la fois “personnalisée” et “intelligente”, plus ces avantages, pour le présent et l’avenir, se multiplient.

Comments (5)

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